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DII - Domaine Immobilier et Infrastructures
Ecole Polytechnique Fédérale de Lausanne
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Liste des procédures du DII-E

Titre

Objet et resumé

Domaines d'application

1 GESTION, DEMANDE, DISTRIBUTION ET ARCHIVAGE DE LA DOCUMENTATION "QUALITE"
L'objet de cette procédure est d'assurer:
- la bonne gestion de la documentation "Qualité"
- la possibilité, pour chaque collaborateur, de demander la modification ou la création d'un document "Qualité"
- la rédaction et le respect des délais
- la distribution des documents "Qualité"
- l'archivage des documents "Qualité"
Cette procédure s'applique à tous les documents du système "Qualité": les procédures, les instructions de travail, les formulaires.
2 DEMANDE ET DISTRIBUTION DE DOCUMENTS "QUALITE" L'objet de cette procédure est d'assurer:
- la possibilité, pour chaque collaborateur, de demander la modification ou la création d'un document "Qualité"
- la rédaction et le respect des délais
- la distribution du document
Cette procédure s'applique à tous les documents du système "Qualité": les procédures, les instructions de travail, les formulaires.
3 ELEMENT NON CONFORME,
DETECTION, CORRECTION, PREVENTION ET GESTION
Procédure traitant des éléments non conformes, de leur identification, de leur mise en évidence, de leur examen, de leur correction et de leur prévention. Toutes les non-conformités constatées sur les produits ou prestations reçues ou fournies,
soit : Tout dysfonctionnement, retard, erreur, incompréhension, panne, réclamation ayant une incidence sur:
- la qualité de la relation avec le client
- la rentabilité de l’entreprise
- l'organisation interne ou externe
4 AUDIT "QUALITE" INTERNE L'objet de cette procédure est d'assurer la mise en place, l'exécution et le suivi de l'examen interne du système "Qualité", c'est-à-dire de l'audit "Qualité" interne. Son objectif est de vérifier l'application efficace des procédures et leurs aptitudes à atteindre les objectifs du SE. Cette procédure s'applique à tous les processus du système "Qualité".
5 RECEPTION DES DEMANDES DE TRAVAUX L'objet de cette procédure est d'assurer le cheminement correct des demandes de travaux faites au SE.
Cette procédure s'applique à tous les travaux demandés par lettre, fax, formulaire ou tout autre support au SE.
6 TRAITEMENT DES DEMANDES D'OFFRES L'objet de cette procédure est d'assurer le traitement optimal des offres demandées au SE. Cette procédure s'applique à toute demande d'offre faite au SE, quelle que soit son origine.
7 ETABLISSEMENT DES CAHIERS DES CHARGES POUR UN MANDAT L'objet de cette procédure est d'assurer, de manière claire et en langage technique, la transmission des demandes de travaux des utilisateurs à l'OCF. Cette procédure s'applique à toutes les demandes de travaux au sein de l'EPFL se transformant en mandat.
8 SATISFACTION CLIENTS L'objet de cette procédure est d'assurer la gestion et le suivi des réponses aux questionnaires et enquêtes faites auprès des clients du Service d'Exploitation. Cette procédure s'applique à tous les clients pour lesquels le Service d'Exploitation exécute des travaux.
9 FORMATION - INFORMATION L'objet de cette procédure est d'assurer l'accueil, l'information, la formation continue et le départ des collaborateurs du SE. Cette procédure s'applique à l'ensemble du personnel SE.
10 GESTION DE L'OUTILLAGE, DES MACHINES DE L'ATELIER ET DES APPAREILS DE MESURES DU SE L’objet de cette procédure est d'assurer la gestion de l'outillage, des machines d'atelier et des appareils de mesures du SE. Cette procédure s'applique à l'outillage, aux machines d'atelier et aux appareils de mesures du SE.
11 GESTION DES APPAREILS DE MESURES A ETALONNER L'objet de cette procédure est d'assurer la gestion des appareils de mesures du Service d'Exploitation Cette procédure s'applique aux appareils de mesures à étalonner et fait office de référence.
12 UTILISATION ET MAINTENANCE DES VEHICULES DU SERVICE
L'objet de cette procédure est d'assurer la gestion de l'utilisation des véhicules du SE, leur maintenance et le contrôle des kilomètres. Cette procédure s'applique aux véhicules à moteur ainsi qu'aux véhicules électriques du SE.

13 EVALUATION DES OFFRES ET QUALIFICATION DES FOURNISSEURS ADJUDICATAIRES L'objet de cette procédure est d'assurer l'évaluation et la qualification des fournisseurs adjudicataires du SE. Cette procédure s'applique à tous les appels d'offres faits par le SE, à l'exception de tous les fournisseurs de matériel ou de prestations internes à l'EPFL.
14 MANUTENTION ET GESTION DU MATERIEL EN STOCK L'objet de cette procédure est d'assurer le ravitaillement, le contrôle, la mise en place, la distribution, la gestion et l’analyse du matériel d'installation en stock au SE. Cette procédure s'applique à tout le matériel d'installation commandé et stocké par le SE.
15 GESTION DE L’ENTREE DES DOSSIERS TECHNIQUES L’objet de cette procédure est de gérer l’entrée des dossiers techniques et des documents originaux qui proviennent de l’extérieur, puis d’en assurer leur classement. Cette procédure s’applique à tous les dossiers techniques ou documents originaux reçus par le SE, soit :
- dossiers techniques définitifs des bâtiments
- dossiers techniques provisoires des bâtiments en construction
- documents originaux (plans ou schémas) ne formant pas un dossier technique de bâtiment.
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17 GESTION DES MODIFICATIONS DE DOCUMENTS L’objet de cette procédure est d’assurer l’enregistrement et la gestion des modifications des documents classés par le SE. Cette procédure s’applique à tous les plans, schémas, documents techniques émis ou reçus par le SE. Ceux-ci peuvent être sous différentes formes: disquette, papier, contrecalque
18 DEPANNAGE L'objet de cette procédure est d'assurer le service de dépannage, par le SE, des installations CVSE, durant les jours ouvrables, de 07.00 à 19.00 h. Cette procédure s'applique à toutes les pannes qui peuvent survenir dans les installations CVSE de l'EPFL.
19 GESTION DE LA FACTURATION DE L’ÉNERGIE ÉLECTRIQUE L’objet de cette procédure est d'assurer le bon déroulement des opérations permettant la facturation de l’énergie électrique Cette procédure s’applique à toutes les factures d'énergie électrique émises par le Service d'Exploitation, à savoir: factures mensuelles, demandes d’acomptes et décomptes finals.
20 TRAITEMENT DES DEMANDES DE TRAVAUX L'objet de cette procédure est d'assurer l'exécution des travaux issus d'une demande, ou d'une commande, adressée au service, suite à une offre, ainsi que l'exécution des travaux d'entretien et d'exploitation CVSE. Seules les tâches administratives qui découlent du traitement des demandes sont traitées dans cette procédure. Cette procédure s'applique aux réquisitions faites par :
- Les utilisateurs de l'Ecole (départements, services et autres)
- Nos propres demandes
- Eventuellement les demandes externes non facturées
- A la phase "exécution" des commandes faites au Service (commandes découlant de la démarche décrite dans la procédure "Traitement des appels d'offres")
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22 GESTION DES CONVERTISSEURS STATIQUES POUR L'ÉCLAIRAGE DE SECOURS L'objet de cette procédure est relatif à la mise en place et à l'entretien des convertisseurs statiques pour l'éclairage de secours. Cette procédure s'applique à tous les bâtiments du site de l'EPFL dont l'éclairage de secours est assuré par des convertisseurs.
23 GESTION DES INSTALLATIONS MOYENNE TENSION L'objet de cette procédure est d'assurer la gestion, l'entretien et le contrôle des installations moyenne tension du réseau du SE. Cette procédure s'applique à tous les locaux et au matériel électrique 20 kV qui constituent le réseau moyenne tension du SE.
24 DEVELOPPEMENT DE NOUVELLES PRESTATIONS L’objet de cette procédure est de décrire la marche à suivre pour élaborer un nouveau type de prestations Cette procédure s’applique à toutes les prestations nouvelles, qui ne font pas partie des pres-tations décrites et qui sont appelées à répondre à de nouveaux besoins exprimés par le marché. Elle s'applique également aux nouvelles installations qui nécessitent l'élaboration d'une offre.
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26 GESTION DES DOSSIERS D'EXECUTION L'objet de cette procédure est de gérer la création et le rangement des dossiers dd'exécution. Cette procédure s'applique à toutes les affaires du Service d'Exploitation, à partir de l'attribution du numéro d'affaire, à savoir :
- réquisitions de travaux
- petits mandats
- grands mandats
27 SAUVEGARDE INFORMATIQUE L’objet de cette procédure est de garantir la sauvegarde régulière des données informatiques du Service d'Exploitation Cette procédure s’applique aux données du serveur "AMPERE".
28 DEMANDE D'ACHAT ET TRAITEMENT DES FACTURES L'objet de cette procédure est d'assurer le traitement des commandes de matériel du SE, fournitures ou prestations, et celui des factures reçues pour ces mêmes commandes. Cette procédure s'applique pour toute commande faite, à l'extérieur, de matériel, de fournitures ou presta-tions.
29 FACTURATION PAR LE SERVICE ELECTRIQUE L'objet de cette procédure est d'assurer le déclenchement de la facturation des prestations du Service d'Exploitation. Cette procédure s'applique à toutes les prestations qui sont à facturer par le Service d'Exploitation
30 TRAITEMENT DES FACTURES RECUES POUR LOCATION DE MAIN-D'OEUVRE L'objet de cette procédure est d'assurer la transmission, aux entreprises, des informations nécessaires à l'établissement de leurs factures et le traitement de celles-ci par le SE. Cette procédure s'applique à toutes les factures "main-d'œuvre" des entreprises mettant du personnel à disposition du SE.
31 GESTION DE LA DOCUMENTATION FOURNISSEURS L’objet de cette procédure est d'assurer la gestion des catalogues, listes de prix et documents commerciaux et techniques des fournisseurs. Cette procédure s'applique à tous les documents CVSE des fournisseurs du Service d'Exploitation.
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33 GESTION DES DOSSIERS TECHNIQUES D'INFORMATIONS GENERALES
L'objet de cette procédure est d’assurer la création, la gestion et la mise à disposition des dossiers techniques d'informations générales, répertoriés dans le document "Liste-doc-gen". Cette procédure s'applique à tous les documents techniques d'intérêt général qui ne trouvent pas leur place dans les dossiers techniques des bâtiments.
34 ETUDE ET REALISATION DE PROJET "MESURE - COMMANDE - REGULATION" MCR L'objet de cette procédure est d'assurer l'étude et la réalisation des projets MCR développés au Service d'Exploitation Cette procédure s'applique à toutes les demandes faites au Service d'Exploitation concernant des travaux MCR.
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36 DIRECTIVES POUR PROGRAMMES ET DONNEES INFORMATIQUES L'objet de cette procédure est d'assurer l'intégralité, l'uniformité et la sécurité des programmes ou des données informatiques. Cette procédure s'applique à tous les programmes et à toutes les données informatiques qui sont utilisés ou fournis au Service d'Exploitation.
37 MISE EN SERVICE D'UNE INSTALLATION GEREE PAR UN SYSTEME MCR L'objet de cette procédure est d'assurer la mise en service d'installations gérées par un système MCR.

Cette procédure s'applique à toute mise en service relative aux installations CVS du site, gérées par un système MCR.
38 MISE EN ŒUVRE DE LA SUPERVISION D'UNE INSTALLATION (CREER, MODIFIER, SUPPRIMER)
L'objet de cette procédure est d'assurer la mise en œuvre et la modification de la supervision des installations techniques du bâtiment (CVSE), ainsi que la coordination des travaux entre le Service Elec-trique et le PCC Cette procédure s'applique à la supervision des installations CVSE sur le site de l'EPFL
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40 RÉCEPTION ET CHEMINEMENT DU COURRIER L'objet de cette procédure est d'assurer la réception, le cheminement et la distribution du courrier du SE. Cette procédure s'applique à tout courrier externe ou interne adressé au SE.
41 ARCHIVAGE DES DOSSIERS ET DOCUMENTS L'objet de cette procédure est de décrire l'organisation adoptée par le SE pour l'archivage de ses dossiers et documents Cette procédure s'applique aux différents dossiers :
- Dossiers d'exécution - Affaires - Petits et grands mandats
- Dossiers correspondance secrétariat, PV, devis/offres, commandes
- Dossiers comptabilité - Factures
- Dossiers gestion du stock et des achats
42 INSTALLATION ET DEPANNAGE DES FAX L’objet de cette procédure est d’assurer l’exécution de travaux pour l’installation ou le dépannage de fax. Cette procédure s’applique à tous les fax du site de l'EPFL dont l’achat a été effectué par le SE
43 GROUPE D'INTERVENTIONS TECHNIQUES (GIT) L'objet de cette procédure est d'assurer le service de piquet de jour comme de nuit pour toutes les alarmes issues des bâtiments du site et hors site de l'EPFL. Cette procédure s'applique pour toutes les alarmes dites techniques et de sécurité ainsi qu'aux appels de personnes en difficulté.
44 GESTION ET RELEVÉS DES COMPTEURS D’ÉNERGIE ÉLECTRIQUE
L'objet de cette procédure est relatif à la gestion des compteurs qui permettent de facturer l’énergie électrique à des tiers. Cette procédure s'applique à tout ce qui à trait aux compteurs d’énergie électrique du site de l'EPFL, soit: pose, dépose, étalonnage et relevés.
45 TRAITEMENT DE LA CENTRALE DE CHAUFFE PAR THERMOPOMPES (CCT) ET DE LA STATION DE POMPAGE DES PIRRETTES (SPP). L'objet de cette procédure est d'assurer l’exploitation de la CCT et de la SPP, la production et la fourniture de l’énergie des bâtiments de l’EPFL et des divers utilisateurs alimentés par le réseau urbain.
Cette procédure s'applique à la centrale de chauffe et à la station de pompage.
46 NOUVELLES CONSTRUCTIONS - DU CAHIER DES CHARGES A LA PHASE DU PROJET DÉFINITIF L'objet de cette procédure est d'assurer le soutien à l'organe responsable, le conseil dans l'élaboration et la formulation, de manière claire et en langage technique, des besoins exprimés par l'utilisateur, ainsi que le suivi et le soutien aux mandataires dans les phases d'avant-projets et de projets définitifs. Cette procédure s'applique à toutes les nouvelles constructions du site de l'EPFL.
47 NOUVELLES CONSTRUCTIONS - DES DOSSIERS D'EXÉCUTION AUX DOSSIERS DE RÉVISION L'objet de cette procédure est d'assurer le suivi et le soutien aux mandataires dans l'élaboration des dossiers techniques, plans d'exécution et suivi de chantiers des installations CVSE. Cette procédure s'applique à toutes les nouvelles constructions du site de l'EPFL.
48 DESSERTE DU CENTRAL TELEPHONIQUE L'objet de cette procédure est d'assurer la desserte du central téléphonique de l'EPFL durant les jours ouvrables. Cette procédure s'applique à tous les appels téléphoniques de l'EPFL passant par le central pendant les heures de la desserte.
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51 CONTRATS D'ENTRETIEN DES INSTALLATIONS CVSE L'objet de cette procédure est d'assurer la conclusion, la gestion, le suivi et le contrôle des contrats d'entre-tien des installations techniques CVSE. Cette procédure s'applique à toutes les installations techniques CVSE sous contrats d'entretien avec le Service d'Exploitation.
52 ACCUEIL ET INFORMATION LIVREURS L'objet de cette procédure est d’assurer le service d'accueil et de renseignement aux livreurs durant les jours ouvrables. Cette procédure s'applique à toute personne ou entreprise qui vient livrer sur le site de l'EPFL et de l'UNIL.
53 LECTEURS CAMIPRO L'objet de cette procédure est de définir les processus de mise en place et d’entretien d’installations liées au système de contrôle des accès à l’EPFL. Cette procédure s'applique aux installations liées au système de contrôle des accès à l’EPFL, soit dans les nouveaux bâtiments, soit dans les bâtiments existants.
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56 PRODUCTION DE CARTES A MICROPROCESSEUR L’objet de cette procédure est de définir l’ensemble des tâches dévolues à la production des cartes à microprocesseur (CAMIPRO). Cette procédure s’applique à la création des cartes CAMIPRO.
57 TRAITEMENT DES EVENEMENTS REÇUS PAR LE PCC L'objet de cette procédure est d’assurer la réception et la transmission d’alarmes et événements reçus au PCC vers les différents groupes, du lundi au vendredi de 7 heures à 19 heures. Cette procédure s'applique à toutes les pannes, alarmes ou événements pouvant survenir de façon automatique, téléphonique ou orale pour toutes les installations techniques des bâtiments, de sécurité, des personnes ou des choses des bâtiments hors site ou sur le site de l’EPFL. En dehors des heures d’occupation du PCC, les événements importants sont transmis au GIT (Groupe d'Intervention Technique) par l'intermédiaire de Certas.
58 MATERIEL EN PRET L'objet de cette procédure est d'assurer la distribution et la gestion du matériel mis à disposition des usagers de l'école et des entreprises extérieures. Cette procédure s'applique au prêt de radios, recherches de personne, clés et cartes à microprocesseur.
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mise à jour: Mardi, 11 janvier 2005
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